Controlling

Bedeutung des Controllings für den Mittelstand

Entwicklung

  • Die starke Internationalisierung und der Wettbewerb mit der Globalisierung von Angebot und Nachfrage führt zu sinkenden Deckungsbeiträgen. Die kaufmännischen Anforderungen an die Unternehmensführung steigen damit.
  • Das Controlling wird zur Schlüsselfunktion mit Zahlen, Daten, Fakten, um auf Entwicklungen und Anforderungen zu reagieren.
  • Dies ist eine Voraussetzung für eine nachhaltige und erfolgreiche Unternehmensentwicklung.

 

Strategisch

  • Wichtig wird es, die Unternehmenssituation neu einzuordnen, um strategische Maßnahmen einleiten zu können.
  • Dazu ist es notwendig eine Prognose für die nächsten 12 Monate zu erstellen, um kurz- und mittelfristige Entscheidungen zu treffen und
  • einen Ausblick über die nächsten 3-5 Jahre zu erstellen, um die langfristige strategische Ausrichtung des Unternehmens zu steuern und eine Vision zu entwickeln.

 

Operativ

Instrumente implementieren, um

  • dauerhaft die Kostenstrukturen zu verstehen
  • die Effizienz der Leistungserbringung zu beurteilen
  • den operativen Unternehmenserfolg zu bewerten

Anforderungen an ein Controlling-System

Darstellung
Aktuelle Informationen aufbereiten, die schnell und leicht zu überblicken und zu verstehen sind

Analyse
Vergleich der Daten gegenüber Vorjahr und Plan, um Entwicklungen und Trends zu erkennen mit Analyse der Abweichungen

Bewertung/Beratung:
rollierender Forecast für die nächsten Monate und Planung der Folgejahre, um Chancen und Risiken von Handlungsoptionen zu berücksichtigen

Anforderungen:

  • Verfügbarkeit – regelmäßig, geringer Aufwand => Automatisiertes Datenerfassungs-system (MIS)
  • Transparenz – Klarheit über die Herkunft der Daten und über Korrekturen, Ergänzungen etc.
  • Genauigkeit – korrekt, repräsentativ, abgegrenzt
  • Detaillierung – buchhalterisch, zeitlich, geographisch, produktspezifisch, individuell
  • Visualisierung – hohe Aussagekraft über Text, Zahlen, Abweichungen, Graphiken, Indikatoren
  • Zukunftsorientierung – Planungsrechnung mit individuellen Indikatoren, Hochrechnung und Aktualisierung

Einführung eines Controlling-Systems (Teil 1)

1. Schritt
Personalverantwortung für das Controlling mit organisatorischer Neuordnung definieren

2. Schritt
Voraussetzungen schaffen:
Datenquellen und Datenqualität prüfen, einheitliche Buchungslogik, Rechnungsabgrenzungen, Rückstellungen, Umsatz-, Rentabilitätsplan, Liquiditätsplan, Zahlläufe, Mahnwesen, SW-Lösung, CRM-Lösung, Kostenstellen, Kostenträger (Kunde, Markt, Produkt), Risikomanagement und Rechtssicherheit (DSGVO, Prozessdokumentation, Richtlinien Einkauf, AGB, Personal), strategische Ziele definieren und operationalisieren

3. Schritt
Ziel und Umfang beschreiben:
Zielsetzung definieren, Preispolitik pro Kunde, Margen pro Kostenträger, Vertriebseffizienz, Marktentwicklung, Einkaufspreise, Preissensibilität, Gesamtrentabilität

4. Schritt
Informationsinhalte festlegen:
Detailliere Erfassung von CRM-Daten, buchen auf Kostenstelle, -träger, Auswertung und Analyse Umsatz, Margen, Angebotsstatus, Konditionen, Preisentwicklung, Marktentwicklung, SCM mit Lieferantenbewertung

5. Schritt
Datenquellen klären:
Datenquellen in das Controlling-System einbinden (automatisiert und manuell)

Einführung eines Controlling-Systems (Teil 2)

6. Schritt
Reporting Package definieren
Erstellung nach Inhalt, Termin, Qualität mit Verteilung an definierte Empfänger, steuerungsrelevante Kennzahlen individuell nach Empfänger, Report I zu Leistungserbringung, Report II Status individuelle Zielsetzungen Mitarbeiter, Report III Marktentwicklung, Report IV Finanzen, Report V Lieferanten

7. Schritt
Reporting Packages entwerfen
Inhaltliche und grafische Aufbereitung, Cockpit-Charts mit Fenster (klassisch-strategisch) Leistungserbringung, CRM, Markt- und Lieferantenentwicklung, detaillierte Abweichungsanalysen zu Umsatz je Produkt, Markt, Auftragslage, GuV/Bilanz im Detail

8. Schritt
Zentrale Datenbank aufbauen
Zusammenfassung aller relevanter Daten in eine Datenbank-Systematik mit intelligenter Verknüpfung zu den Vorsystemen

9. Schritt
Software-Lösungen prüfen

10. Schritt
Regelmäßige Überprüfung des Controlling-Systems
Verfeinerung entsprechend Lernkurve, was wird wirklich benötigt? Kontinuierlicher Verbesserungsprozess, Anpassung an sich ändernde Informationsbedürfnisse zur strategischen und operativen Unternehmensführung